En el moderno y competitivo mundo empresarial, todas las organizaciones enfrentan nuevos desafíos con respecto a la productividad sostenida y la creación de la fuerza laboral más comprometida. La obtención del resultado objetivo en cualquier organización depende principalmente de la consistencia del nivel de productividad de los empleados.
En el entorno de negocios actual, ninguna organización puede rendir a sus niveles más altos de productividad a menos que todos y cada uno de sus empleados se comprometan a mejorar los niveles organizacionales de productividad. Esto significa que los empleados contribuirán al crecimiento del negocio.
Pero, desafortunadamente, algunos propietarios de negocios tienden a fallar en el monitoreo de la productividad diaria de sus empleados, y el resultado es el hecho de que su desempeño laboral será perjudicial para el crecimiento del negocio y esto no podrá ser detectado y controlado.
Tal cosa arruinaría la capacidad del negocio para lograr sus objetivos. Pero gracias a la tecnología y las herramientas de software para monitorear la productividad de los empleados, las organizaciones no tienen que esperar a que los programas de evaluación del desempeño de los empleados de una duración demasiado larga sepan cómo se desempeñan en el trabajo.
Principales razones para usar el software de monitoreo de empleados
Los correos electrónicos son la fuente principal de violaciones de datos para las empresas porque los empleados tienen que intercambiar información a través de la correspondencia comercial, por lo que es crucial proteger y rastrear los datos cuando se requiere que cumpla con las leyes HIPAA, las solicitudes GRAMA y las regulaciones de FINRA.
Existen algunas soluciones simples de vigilancia de correo electrónico disponibles en el mercado que lo ayudarán a monitorear los correos electrónicos de los empleados para asegurarse de que los datos críticos no se compartan a propósito o sin darse cuenta. Los programas de monitoreo de empleados incluyen capacidades de monitoreo de correo electrónico y más herramientas para monitorear otras actividades de los empleados mientras hacen su trabajo.
Otro aspecto central del software de monitoreo de empleados es la capacidad de verificar su actividad mientras se usan los equipos de la compañía, como sus computadoras portátiles y de escritorio. Dichas soluciones le permitirán ver a qué sitios web acceden sus empleados, quiénes son los empleados que generalmente descargan archivos y cuándo se conectan o extraen unidades USB.
Estas herramientas también podrán alertarlo cuando se busquen palabras clave específicas que requieran preocupación de su empresa e incluyen búsquedas de empleo, búsqueda de pornografía o búsquedas relacionadas con contactos competitivos.
Las mejores herramientas para monitorear el lugar de trabajo le ofrecerán un control administrativo que le permitirá bloquear este tipo de actividades y también restringir el acceso a sitios web inapropiados o no seguros. Puede usar con éxito las herramientas para monitorear el trabajo de su empleado para averiguar qué es un empleado hasta estos días.
¿Qué debe tener en cuenta legal y técnicamente hablando?
La supervisión de los correos electrónicos de los empleados puede parecer una violación de la privacidad de los empleados, pero la Corte Suprema de los EE. UU. Dictaminó en 2010 que es legal que las organizaciones y las empresas supervisen las acciones de los empleados mientras trabajan y mientras utilizan el negocio. 'equipo. Esto incluye buscapersonas, computadoras portátiles, unidades USB y dispositivos móviles. Los programas para monitorear registros clave y para capturar contraseñas pueden usarse incluso si existe alguna controversia ética sobre el tema de su uso.
Es importante recordar que el gobierno federal no impone restricciones a la supervisión de Internet de los empleados. Por otro lado, hay algunos estados individuales que ponen la protección en primer lugar.
En la actualidad, cada vez más estados requieren que los empleados notifiquen a sus trabajadores en caso de que su compañía supervise la actividad en línea de los empleados, lo que incluye pulsaciones de teclas y correos electrónicos. Dichas notificaciones se pueden divulgar dentro del manual del empleado o como un recordatorio por correo electrónico.
Modo sigiloso vs. modo transparente
Cuando los empleadores utilizan estas herramientas de monitoreo, pueden elegir la opción de usarlas en modo oculto o transparente.
El modo invisible también se conoce como modo silencioso, y esto significa que los empleados no pueden ver el hecho de que están siendo monitoreados. Las herramientas de monitoreo de alta calidad se ejecutarán de forma invisible y no detectada por los empleados.
El modo transparente de vigilancia permitirá a sus empleados ver el programa de vigilancia en sus sistemas. Dicho software requiere la instalación en cada computadora individual, incluido el portal administrativo. Esto no será tan fácil como el modo sigiloso, ya que los administradores tendrán que revisar todos y cada uno de los informes de cada sistema para ver cómo están los empleados.
¿Cómo funcionan las herramientas de monitoreo?
Las herramientas de seguimiento de empleados deben instalarse en varios sistemas, incluida una estación central, en caso de que los empleadores deseen que los usuarios no los detecten. Para que este tipo de herramienta funcione correctamente, primero debe apagar el firewall y se volverá a encender una vez que se complete el proceso de instalación.
Por otro lado, es prácticamente imposible que el programa funcione sin parches y programación adicionales para permitir que el software de monitoreo de PC funcione en torno al programa. Esto perforará un agujero en el sistema de seguridad y hará que la red sea vulnerable a todo tipo de malware, virus, software espía, etc.
Ten cuidado con los virus disfrazados
Debe tener en cuenta el hecho de que hay muchas herramientas de vigilancia de empleados que en realidad son virus disfrazados y, si bien pueden proporcionarle funciones de registro de claves y de captura de contraseñas, también recopilarán los datos entre bambalinas y los venderán para violar la seguridad de la organización. La mayoría de las herramientas para monitorear la actividad de los empleados pueden funcionar alrededor del firewall, pero aún es posible que algunas amenazas pasen sin ser detectadas.
Implementación del software: en la nube y en las instalaciones
Otro aspecto importante a considerar es la forma en que está implementando el software. En las instalaciones es la opción más utilizada, y la mayoría de las herramientas la ofrecen. Esto le permitirá alojar el programa y los datos que recopila en su propio servidor. Esta solución requiere un poco más de conocimiento de TI, y puede llevar más tiempo configurarlo. Las soluciones en la nube, por otro lado, son más fáciles de administrar y se pueden configurar más rápido que la implementación local.
Soluciones que se adaptan a sus necesidades.
El software para padres y el software de monitoreo son dos soluciones que monitorean el uso de computadoras personales. Ambos se instalan y se usan en una sola computadora, y no representan las mismas amenazas que las herramientas de vigilancia de correo electrónico, por ejemplo, que ya dijimos acerca de los cortafuegos.
El software de monitoreo y el software para padres vienen con opciones adicionales que están diseñadas para prevenir los ataques cibernéticos junto con herramientas para monitorear a los niños y cónyuges cuando se conectan.
Hay muchas empresas que también están buscando software de correo electrónico y aplicaciones que monitoreen los mensajes salientes y entrantes en busca de spyware, virus y troyanos.
También hay un software de cifrado de correo electrónico que puede proteger los datos personales y la información crítica cuando se transmite a destinatarios de terceros. Estas herramientas asegurarán que solo aquellos que realmente necesitan la información accedan a la información confidencial y la mantengan lo más segura posible.
Aquí están las mejores cinco selecciones para monitorear la actividad de los empleados:
Teramind
Teramind proporciona software que agiliza el proceso de recopilar el comportamiento del usuario de los empleados en las PC para identificar actividades sospechosas, monitorear la eficiencia y la efectividad, detectar posibles amenazas y garantizar el cumplimiento de la industria. La misión de Teramind es reducir los incidentes de seguridad al proporcionar acceso en tiempo real a las actividades del usuario, ofreciendo advertencias, alertas, redirecciones y bloqueos de usuarios para mantener a las empresas y organizaciones lo más seguras y eficientes posible.
El software viene en opciones de implementación tanto en el sitio como en la nube para cumplir con los requisitos de cualquier organización.
Teramind puede identificar con éxito qué usuarios son más riesgosos para su negocio al analizar las tendencias en su comportamiento. Puede ver qué políticas particulares han violado y luego educarlos para prevenir futuros incidentes.
Con esta herramienta, también puede escribir reglas que reaccionen a cualquier actividad observable del usuario, como bloquear el envío de un correo electrónico o alertar cuando se imprime un documento en particular. También tiene la capacidad de grabar y registrar toda la actividad, y la reproducen como un video y analizan los metadatos de la sesión.
Para comenzar con el software tienes que seguir estos pasos:
- Regístrese de forma gratuita en el software de monitoreo de empleados Teramind Basic Cloud.
- Instale los agentes de monitoreo en las máquinas que desea monitorear y decida las opciones de control a tiempo completo o parcial.
- Debe personalizar cada alerta y configuración de monitoreo para adaptar la plataforma a sus necesidades.
- Puede acceder a todas las funciones desde la plataforma del software para capacidades de monitoreo únicas que mejoran tanto la seguridad como la productividad.
HipChat
HipChat funciona bastante bien como una herramienta complementaria para las plataformas de estilo WorkZone. Esta es una herramienta de administración del tiempo que es esencialmente un mensajero instantáneo creado para los lugares de trabajo. Podrá usarlo para configurar salas de chat persistentes o comunicación 1-a-1.
Una de sus características más útiles es un historial de chat completo, y ahora los empleados que se perdieron una reunión en HipChat ya no tendrán que interrumpir a otra persona para ponerse al día, solo tendrán que volver a visitar la sesión y examinarla rápidamente.
Este software de seguimiento del tiempo es una herramienta importante para verificar el desempeño laboral diario de los empleados, y puede convertirse en una oportunidad para identificar qué estrategias conducen a la mayor productividad.
WorkiQ
WorkiQ es una herramienta que rastrea el comportamiento informático de los empleados y proporciona informes sobre su tiempo dedicado a aplicaciones no productivas y productivas. El tablero de instrumentos de la herramienta proporciona imágenes claras que le indicarán a los empleados que participan activamente en su trabajo y cuáles se distraen continuamente.
Esta herramienta le ofrece la posibilidad de clasificar todo tipo de actividades, hacer un seguimiento de los procesos en todas las aplicaciones y comparar cómo diferentes usuarios procesan unidades de trabajo similares. Los cuadros de mando de gestión proporcionarán las siguientes ventajas:
- Identificar conductas improductivas en el momento de su ocurrencia.
- Detectar y también recompensar el comportamiento productivo.
- Comparación de la productividad real de los empleados, incluida la combinación y la complejidad del trabajo que manejan los empleados
- Gestionando trabajadores remotos
- Identificar a los mejores empleados para poder replicar sus procesos a lo largo del tiempo.
- Mejorar la distribución del trabajo a través de la identificación de habilidades subutilizadas o empleados con exceso de trabajo
DeskTime
DeskTime es una aplicación de seguimiento de tiempo simple y segura que le permite aumentar la eficiencia y la productividad de su empresa. Con esta herramienta, puede monitorear la actividad diaria, las bajas por enfermedad, el trabajo extra y las vacaciones de sus empleados con mayor facilidad. Podrá obtener una visión general clara del flujo de trabajo de su equipo. Con DeskTime puede hacer un seguimiento de las aplicaciones, las direcciones URL y también el tiempo sin conexión, y también puede acceder a información detallada sobre las formas en que sus empleados utilizan las aplicaciones y los sitios web y lo que están haciendo cuando no están en línea.
La herramienta ofrece sus capturas de pantalla automáticas y rastreadores de tasa de actividad que le permitirán seguir el tiempo empleado en proyectos individuales. DeskTime proporciona perspectivas e informes detallados para la facturación, y puede usarlo para personalizarlo fácilmente, descargar y enviar informes CSV para brindar a sus clientes la información más precisa sobre la cantidad de trabajo y el tiempo dedicado a todos los proyectos desarrollados por la empresa. .
Puede supervisar equipos locales y remotos tanto desde su dispositivo móvil como desde su escritorio, y de esta manera puede ahorrar tiempo al revisar los informes sobre el rendimiento de su negocio mientras está en movimiento. El equipo de soporte de la herramienta está disponible a través de chat, correo de voz y también correo electrónico. El equipo de DeskTime sigue los estándares de seguridad de la industria para asegurar la información personal que se les proporciona.
Asana
Asana es una herramienta que ofrece tareas, proyectos, paneles y conversaciones para permitir que los equipos muevan el trabajo de manera más eficiente de principio a fin. Puede usarlo para ver el progreso de cualquier proyecto sin programar una reunión de estado o sin tener que enviar correos electrónicos. Con esta herramienta, podrá usar campos personalizados para rastrear cualquier cosa que sea de gran importancia para usted, ya sea errores, solicitantes de empleo o clientes potenciales.
Puede organizar sus tareas en listas o paneles compartidos para todas sus reuniones, programas e iniciativas. Las secciones y columnas le permitirán personalizar Asana para que coincida con sus flujos de trabajo y para agregar estructura a todos sus proyectos.
Podrá dividir el trabajo de una tarea en partes más pequeñas o dividir el trabajo entre múltiples proyectos y cuando una sola tarea se convierta en una iniciativa importante y grande, podrá convertirlo rápidamente en un proyecto.
Los comportamientos de los empleados son impredecibles y con la ayuda de estas excelentes herramientas podrá aumentar su eficiencia en el trabajo y la productividad general de su empresa. Navegue a través de todos ellos y elija su favorito, de acuerdo con sus necesidades. Garantizamos la alta calidad de todas las herramientas que hemos discutido anteriormente para monitorear la actividad de sus empleados en el trabajo.
