El advenimiento del almacenamiento en la nube ha eliminado, con razón, el estrés de manejar el papeleo desordenado. Por lo tanto, los empleadores pueden ahorrar tiempo y, al mismo tiempo, mejorar el flujo de trabajo. Por lo tanto, si está buscando reducir su uso de documentos en papel y mejorar la eficiencia, está en el lugar correcto. Este artículo le proporciona seis de los mejores programas de gestión de documentos para elegir.
El software de gestión de documentos, también conocido como sistemas de gestión de documentos (DMS), es un programa informático diseñado especialmente para rastrear, optimizar y administrar documentos y flujos de trabajo, con los principales objetivos de reducir la carga de trabajo y acelerar el flujo de trabajo.
Siga esta publicación para obtener una visión completa de algunas de las mejores herramientas disponibles para administrar documentos.
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eFileCabinet
eFileCabinet alberga dos variantes de compatibilidad: la versión de escritorio (compatible con Windows 10) y la versión móvil, especialmente diseñada para dispositivos móviles.
Este software de gestión de documentos aloja una función conocida como "vista en la nube", que permite a los usuarios realizar copias de seguridad de sus archivos en la nube, directamente a través de la plataforma del software. Con esto, los usuarios pueden ver y extraer archivos fácilmente a través de cualquier dispositivo, siempre que dicho dispositivo esté conectado a Internet.
Además, eFileCabinet cumple con todos los requisitos de la industria necesarios, incluidos SEC, HIPAA, FINRA y otros requisitos estándar.
Además, el software funciona perfectamente bien con SecureDrawer, una función de uso compartido única, que sirve como una plataforma de intercambio de archivos de extremo a extremo entre usted y sus clientes. Es capaz de integrarse perfectamente con una variedad de software de terceros como MS Outlook. Asegure su firma electrónica, escáneres, impresoras y más.
Lastl, . El software de gestión de documentos eFileCabinet ofrece servicios en línea y en las instalaciones. El software ofrece dos semanas de prueba gratuita para nuevos usuarios, después de lo cual pueden suscribirse a un plan pagado a un precio inicial de $ 15.
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OpenKM
La herramienta está especialmente diseñada para computadoras con Windows. Sin embargo, también se puede acceder a él a través de una gran cantidad de otros sistemas operativos de escritorio, como Linux.
Básicamente, el software de administración de documentos aloja un conjunto dinámico de módulos, que ejecutan todas las operaciones de administración del software. Algunos de estos módulos incluyen: Facturación electrónica, Firma electrónica, Criptografía (para cifrado y descifrado de archivos), Código de barras, Archivador de correo y más.
Además, el diseño flexible del software le permite integrarse sin problemas con herramientas de oficina relevantes como AutoCAD, WordPress, Google Drive, Microsoft Office y más. También cuenta con un sistema de autenticación conectable, que se puede conectar a bases de datos externas o servidores como SQL, Oracle, MySQL y algunos otros.
A la luz de lo anterior, los usuarios tienen la oportunidad de optimizar todo su flujo de trabajo para mejorar la eficiencia. Por lo tanto, muchos consideran que este software de administración de documentos es más un software de administración de proyectos que un administrador de documentos ordinario.
OpenKM ofrece dos planes básicos para nuevos usuarios: OpenKM Community y OpenKM Professional . El primero está disponible de forma gratuita (con funciones limitadas), mientras que el último, con características más potentes, es un plan de pago y se ofrece mediante cotización (precios personalizados).
Para obtener más información sobre el sistema del software y los requisitos de descarga, inicie sesión en el sitio web de descargas de OpenKM.
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Templafy
Para su comodidad, también hay versiones designadas para computadoras de escritorio (Windows incluido) y teléfonos inteligentes (aplicaciones móviles).
Básicamente, Templafy facilita el almacenamiento de archivos y la colaboración en equipo al eliminar el proceso de trabajo convencional e inconexo en diferentes plataformas.
El software de administración de documentos agiliza todas las herramientas esenciales para el lugar de trabajo, especialmente las herramientas de generación de documentos como MS Office, en una única plataforma, lo que le proporciona un flujo de trabajo unificado.
Además, Templafy tiene una interfaz bastante navegable, lo que la hace ideal en entornos de trabajo de baja tecnología, ya que cada miembro del equipo puede enviar comentarios, compartir archivos y crear documentos con una facilidad inimaginable.
Todos estos se canalizan a través de una única fuente, y son supervisados por el administrador (empleador), para garantizar que se cumplan todos los requisitos y el estándar de calidad.
Por último, como la mayoría de las herramientas de utilidad duraderas, Templafy no es barata. De hecho, es convenientemente uno de los programas de administración de documentos más caros del mercado. Está disponible a una tasa de suscripción fija de $ 355 por mes. Sin embargo, hay un período de prueba gratuito antes de la suscripción completa. Visita su sitio web oficial para obtener más información.
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SutiDMS
Es un software en línea, basado en la web, que es compatible en todos los dispositivos de escritorio y dispositivos móviles.
Además, SutiDMS presenta un conjunto de herramientas multifuncionales, que incluyen un panel de control modificable, biblioteca de documentos, captura de documentos OCR, integraciones múltiples (con MS Outlook, Gmail y Yahoo Mail), fusión de archivos, archivo y retención de documentos, firma electrónica y foros. entre otros.
El software básicamente sirve como el mejor almacenamiento, donde puede guardar todos sus documentos, y su funcionalidad basada en la web garantiza que pueda acceder y recuperar documentos en cualquier momento.
Sin embargo, este software de gestión de documentos ofrece un precio de empresa, que está disponible por presupuesto.
Hay dos planes inferiores: el plan Premium y el plan profesional . El plan profesional está diseñado para un máximo de 10 usuarios y está disponible a una tarifa de $ 18 por usuario (por mes). El plan Premium, por otro lado, está destinado a una organización de mediana escala con menos de 500 empleados, y está disponible a una tarifa de $ 20 por usuario (por mes).
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FileHold
Las funciones del software se clasifican en "estándar", "opcional", "personalizado" y "escaneo de documentos e imágenes". Algunas de estas funciones incluyen la captura de metadatos (etiquetado de documentos), calendario, formularios electrónicos, firma electrónica, OCR (lado del servidor), autocompletado, captura de SmartSoft y más.
Además, FileHold aloja la capacidad de integración con un conjunto de software de terceros como MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint y más. Todo esto facilita el almacenamiento, la recuperación y el intercambio de archivos, así como la coordinación del flujo de trabajo.
Por último, FileHold ofrece dos planes de precios básicos; FileHold Express y FileHold Enterprise. El plan Express está diseñado para pequeñas empresas con menos de 20 empleados, mientras que el plan Enterprise es ideal para organizaciones más grandes o equipos con más de 20 miembros.
Sin embargo, las tarifas de suscripción de ambos planes solo están disponibles por cotización. Puede enviar un correo electrónico al equipo de ventas de FileHold para obtener un presupuesto para su negocio.
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Archivos M
También hay versiones de escritorio designadas (para Windows 10 / 8.1 / 8/7), así como aplicaciones móviles para dispositivos móviles seleccionados.
Además de eso, este software de administración de documentos para Windows 10 alberga un almacenamiento organizado, donde los documentos se organizan y guardan adecuadamente. Analiza las búsquedas de documentos mediante la correlación de nombres de archivos con otros indicadores relacionados, como fechas y proyectos. Como tal, el software es capaz de eliminar fácilmente duplicados.
Además, su plataforma unificada facilita la eficiencia en el lugar de trabajo al mejorar la asignación de tareas (de empleador a empleados) y la ejecución y entrega de tareas (de empleados a empleador). El resultado final es una productividad mejorada.
Además, M-Files es un DMS flexible, que se puede integrar fácilmente con herramientas como MS Office y una serie de herramientas de CRM como Salesforce. Esto lo hace ideal para prácticamente todo tipo de empresas. Además, hay tres opciones de implementación básicas en oferta, incluidas las locales, basadas en la nube e híbridas (combinadas).
M-Files ofrece un mes de prueba gratuita para nuevos usuarios, después de lo cual pueden actualizarse fácilmente al plan empresarial, que se ofrece a través de un presupuesto.
Descargar M-Files
Conclusión
Hoy en día, el uso de documentos en papel en todo el mundo está disminuyendo, con muchas organizaciones, escuelas e instituciones gubernamentales que prefieren la comodidad del almacenamiento sin papel a la cantidad de archivos y carpetas en papel.
Por lo tanto, existe una demanda continua de software de gestión de documentos estándar y duradero. Con respecto a esta demanda, hemos compilado algunos de los mejores programas de administración de documentos en el mercado, para facilitar su toma de decisiones, en cuanto a qué DMS emplear para su negocio.
