El mostrador de recepción es la cara y la voz de cualquier organización. Un software de recepcionista automatizado simplifica todo el proceso de gestión de visitantes. Ya sea el cliente, el candidato o el cliente, para ellos, la recepcionista es el primer punto de contacto con la organización. Esa es la razón principal por la que son igual de importantes para una empresa como HR o el departamento de marketing.
Por lo tanto, una recepcionista es mayormente responsable de una experiencia agradable desde el momento en que el cliente llama o ingresa a la organización. Pero, administrar la comunicación cara a cara, en línea y en llamadas, todo al mismo tiempo puede ser estresante.
Las tareas misceláneas de oficina, como llamar a clientes, facturar, programar citas, etc. pueden agregarse a su ya desafiante trabajo. Ahí es cuando un software de recepcionista automático viene a rescatar.
Aquí hay una lista rápida de algunos de los principales sistemas de software de administración de front office para una mayor eficiencia en 2019.
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Soluciones empresariales de Vonage
Vonage Business Solutions, disponible como aplicaciones y descargas, ayuda a mejorar las comunicaciones comerciales. Este software de recepcionista automatizado basado en la nube se combina sin esfuerzo con navegadores web, teléfonos inteligentes y productos comerciales.
Los sistemas de telefonía empresarial de Vonage son perfectos para las medianas empresas que ajustan su sistema de telefonía VoIP con dispositivos que funcionan en Internet.
También ayuda a las empresas a conectarse por teléfono, a través de mensajes de texto o por videoconferencia, lo que ahorra mucho tiempo para los recepcionistas.
Las opciones principales son el anuncio de llamadas, la opción de no molestar o la detección de la opción de conectar diferentes dispositivos en una extensión. Los administradores de cuentas pueden administrar las llamadas a través del portal de administración y evaluar las grabaciones de llamadas, cambiar la visibilidad del panel de control y más.
También pueden ver los detalles de facturación y corregir las limitaciones de acceso telefónico en el portal. Además de las soluciones de escritorio, los usuarios también pueden descargar su aplicación móvil para facilitar el acceso. También se puede sincronizar con Google, Outlook o CRM.
Precio: desde $ 19.99.
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GoCanvas
La entrada de datos y la gestión de contactos son uno de los aspectos cruciales del personal de recepción. GoCanvas es uno de los mejores programas de administración de front office que ayuda a los usuarios a terminar su trabajo en minutos.
Incluye funciones potentes para las organizaciones al ayudar a los usuarios a crear y llenar formularios ilimitados. Como beneficio adicional, los usuarios también pueden guardar datos ilimitados.
Ofrece una herramienta de arrastrar y soltar que permite a los usuarios crear sus propias aplicaciones móviles sin ningún tipo de codificación o programación. También permite a los usuarios capturar imágenes para verificar herramientas o monitorear rinocerontes con un solo clic.
Además, puede ayudar a confirmar un pedido de venta simplemente obteniendo una firma en su teléfono inteligente.
Canvas también ayuda con los cálculos para estimar correctamente el precio del pedido. Que es mas Mantiene a los usuarios informados sobre el equipo o la ubicación de los miembros del equipo con seguimiento por GPS.
El escaneo de códigos de barras en un solo clic, la perfecta asimilación de los pagos móviles y la carga de la base de datos de clientes en sus otras aplicaciones son algunas de sus otras características notables.
Precio: prueba gratuita disponible; La versión de nivel empresarial comienza desde $ 45.
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Recepcionista saludablemente digital
Greetly Digital Receptionist es una aplicación para el registro de visitas que ayuda a los usuarios a hacer más cosas. La administración es una parte crítica y compleja de cualquier organización y Greetly simplifica el flujo de trabajo con la automatización.
Desde administrar la recepción hasta arreglar reuniones o programar un viaje, este software ayuda a simplificar todas las tareas múltiples y ahorra tiempo.
Este software de administración de front office pretende ahorrar dinero y aumentar la eficiencia al tiempo que ofrece un alto nivel de personalización. Funciona en un registro de visitantes basado en la nube y siempre está disponible para mayor comodidad.
Además, envía alertas instantáneas a través de un mensaje de voz, correos electrónicos, mensajes de texto o usando Slack.
Precio: 14 días de prueba gratuita disponible; comienza desde $ 99 / mes.
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Jive Voice
Jive voice es otra grabación automatizada integrada y basada en la nube.
El editor de planes de marcado visual de la aplicación ayuda a configurar el sistema telefónico de una manera sorprendente. Ayuda a crear horarios avanzados utilizando un plan de marcación personalizado que se habilita automáticamente una vez que el usuario se ha ido. Los usuarios también pueden agregar saludos personalizados mientras los ayudan a agregar el programa para todo el día a la vez.
Una de sus otras características principales es Find Me / Follow Me, que permite a los usuarios dirigir las llamadas entrantes a varios teléfonos en un determinado acuerdo. Esto ayuda a los usuarios individuales a crear un flujo de llamadas exclusivo al cambiar a su extensión.
Precio: desde $ 19.95.
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Hootsuite
La gestión de la recepción no consiste solo en atender llamadas o gestionar visitantes. Pero, también se trata de encontrar y crear una base de datos de clientes y una de las mejores maneras de hacerlo hoy es a través de las redes sociales.
Sin duda, Hootsuite es uno de los programas líderes que ayuda a los usuarios a administrar sus redes sociales en un solo lugar. De esta manera, se duplica como un software de administración de front office competitivo que ayuda a los recepcionistas a obtener acceso a las redes sociales.
El software está diseñado para ahorrar tiempo al ayudar a los usuarios a programar sus publicaciones sociales. Les ayuda a mantenerse activos en las plataformas de redes sociales en todo momento programando automáticamente varias de las publicaciones en todas las cuentas sociales a la vez.
También mantiene a los usuarios actualizados con contenido pre-autorizado que el equipo puede publicar. Los datos se guardan en el archivo de nube preferido del usuario.
Que es mas También permite a los usuarios estimar el efecto de las promociones de medios sociales con informes detallados. Además, los usuarios también pueden buscar y filtrar los chats de redes sociales mediante hashtags, palabras clave y también la ubicación.
Los usuarios pueden encontrar conversaciones en varios idiomas. Esto les ayuda a tener una idea de lo que otros están hablando de su marca, etc.
Precio: prueba gratuita de 30 días disponible; a partir de entonces a un precio de $ 5.99 / mes.
Contrariamente a la creencia popular, una recepcionista en la recepción tiene muchas cosas que administrar. Desde la gestión de visitantes, la atención a las llamadas de los clientes, la programación de reuniones, los almuerzos o el itinerario de viaje hasta la gestión de la base de datos de clientes, hay mucho por hacer.
Estos son algunos de los mejores programas de recepcionistas automatizados que les ayudan a ahorrar tiempo y simplificar las cosas. Entonces, comience a implementarlas en su negocio para aumentar la productividad.
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